Retrospektiven und Lessons Learned: Reflexion als Kern von Veränderungsprojekten

Warum Reflexion in Veränderung so wichtig ist

Veränderungsprojekte lassen sich nicht vollständig planen. Menschen reagieren anders als erwartet, Rahmenbedingungen verschieben sich, Annahmen erweisen sich als falsch. Wer in solchen Projekten nicht regelmäßig innehält, merkt Fehlentwicklungen oft erst, wenn sie teuer geworden sind.

In meinem Beitrag über interne Transformationsprojekte beschreibe ich, was mir in schwierigen Projekten geholfen hat. An erster Stelle steht Reflexion: Retrospektiven, Lessons Learned und die Anwendung von Change-Modellen auf das eigene Projektteam. Daraus folgt ein Grundsatz, den ich für zentral halte: Change Management sollte von Anfang an vollwertig eingebunden sein, und Reflexions- und Korrekturschleifen gehören in den Projektplan, nicht ans Ende.

Retrospektiven: regelmäßig zurückschauen

Retrospektiven stammen aus der agilen Softwareentwicklung. Im Scrum Guide ist die Sprint Retrospective eines der festen Ereignisse. Ihr Zweck ist laut Scrum Guide, Wege zu planen, um Qualität und Effektivität zu steigern. Das Team schaut darauf, wie der letzte Sprint in Bezug auf Personen, Zusammenarbeit, Prozesse und Werkzeuge verlaufen ist. Für einen einmonatigen Sprint ist die Retrospektive auf höchstens drei Stunden begrenzt, bei kürzeren Sprints entsprechend kürzer.

Der Gedanke lässt sich gut auf Veränderungsprojekte übertragen, auch wenn sie nicht nach Scrum arbeiten. Entscheidend sind Regelmäßigkeit und ein geschützter Rahmen.

Ein einfacher Ablauf

• Ankommen: Einstieg, der die Stimmung im Team sichtbar macht
• Daten sammeln: Was ist seit der letzten Retrospektive passiert?
• Einsichten gewinnen: Warum ist es so gelaufen? Welche Muster zeigen sich?
• Entscheiden: Was wollen wir konkret ändern, und wer kümmert sich?
• Abschließen: kurzer Rückblick auf die Retrospektive selbst

Hilfreiche Fragen

• Was lief gut, und was sollten wir beibehalten?
• Was hat uns behindert?
• Was haben wir über die Menschen gelernt, die von der Veränderung betroffen sind?
• Wo haben wir Annahmen getroffen, die sich als falsch erwiesen haben?
• Was probieren wir bis zum nächsten Mal aus?

Lessons Learned: Erfahrungen sichern

Lessons Learned bezeichnen das systematische Sammeln, Bewerten und Festhalten von Erfahrungen, Fehlern und Risiken aus Projekten. Ziel ist, dass künftige Projekte davon profitieren. Häufig geschieht das in Workshops am Ende eines Projekts oder an wichtigen Meilensteinen, die Ergebnisse werden dokumentiert und archiviert.

Die typische Falle

Viele Organisationen führen Lessons-Learned-Runden durch, nutzen die Ergebnisse aber kaum systematisch im nächsten Projekt. Dokumente landen in Ablagen, die niemand öffnet. Außerdem fehlen in schriftlichen Berichten oft gerade die heiklen Erkenntnisse, etwa zu Zusammenarbeit, Führung oder Konflikten. Sie werden lieber mündlich weitergegeben oder gar nicht.

Was hilft

• Lessons Learned nicht nur am Ende, sondern auch an Meilensteinen erheben
• konkrete Empfehlungen statt allgemeiner Feststellungen formulieren
• die Ergebnisse aktiv in neue Projekte einbringen, etwa beim Kick-off
• neben Prozessthemen auch Beziehungen und Zusammenarbeit ansprechen

Retrospektiven in Veränderungsprojekten richtig nutzen

Auch die Menschen-Seite reflektieren

In Change-Projekten reicht es nicht, nur Termine und Ergebnisse zu prüfen. Genauso wichtig ist die Frage, wie die Veränderung bei den Betroffenen ankommt, wo Widerstand entsteht und wie es dem Projektteam selbst geht. Das Projektteam ist Teil des Systems und von vielen Entscheidungen selbst betroffen.

Modelle auf sich selbst anwenden

Change-Modelle wie das Transition-Modell nach Bridges oder der Circle of Control, die Unterscheidung zwischen dem, was man beeinflussen kann, und dem, was nicht, eignen sich auch für die Reflexion im Team. In welcher Phase stehen wir selbst? Worauf haben wir Einfluss? Diese Fragen schaffen Abstand.

Sicherheit schaffen

Offene Retrospektiven gelingen nur, wenn niemand fürchten muss, für Kritik bestraft zu werden. Psychologische Sicherheit ist die Grundlage. Führungskräfte sollten vorleben, dass auch eigene Fehler besprochen werden.

Wenn das Team an Grenzen stößt

Manche Themen lassen sich im Team schwer reflektieren: Machtfragen, Konflikte zwischen Teammitgliedern oder die eigene Verunsicherung. Dann ist ein externer Blick hilfreich, etwa durch Projektsupervision. Auch kollegiale Beratung kann ein ergänzender Raum sein.

Wie oft und in welchem Rahmen

Es gibt keine feste Regel, wie oft Retrospektiven in einem Veränderungsprojekt stattfinden sollten. Hilfreich ist ein Rhythmus, der zum Takt des Projekts passt, etwa am Ende jeder Projektphase oder in festen Abständen. Wichtiger als die Häufigkeit ist die Verlässlichkeit: Eine Retrospektive, die bei Zeitdruck regelmäßig ausfällt, verliert ihre Wirkung, weil gerade in schwierigen Phasen Reflexion am meisten bringt.

Auch die Moderation spielt eine Rolle. Wenn immer die Projektleitung moderiert, fällt es dem Team schwerer, ihre Entscheidungen zu hinterfragen. Wechselnde Moderation aus dem Team oder eine externe Begleitung bei wichtigen Meilensteinen schaffen mehr Offenheit.

Und schließlich gilt: Eine Retrospektive ist nur so gut wie ihre Folgen. Vereinbarte Maßnahmen sollten in der nächsten Runde wieder aufgegriffen werden. Sonst lernt das Team, dass Reflexion zwar angenehm ist, aber nichts verändert.

Wie ich Sie dabei unterstütze

Ich begleite Change-Projekte mit Coaching und Supervision für Führungskräfte, Projektleitungen, Change-Verantwortliche sowie Leitungs- und Projektteams, ausdrücklich auch mit regelmäßiger Reflexion. Meine Erfahrung stammt aus 15 Jahren als Change Managerin in globalen Konzernen der Pharma- und Chemiebranche und aus meiner Arbeit in internen Transformationsprojekten. Ich bin Systemische Beraterin (SG), Supervisorin und Prosci Change Practitioner. Mehr unter Projektsupervision und Angebote für Projekte und Organisationen. Im Kennenlerngespräch klären wir, wie Reflexion in Ihrem Projekt verankert werden kann.