Großgruppenmethoden: Open Space, World Café, Zukunftskonferenz und RTSC

Warum Großgruppen in der Veränderung

Klassische Veränderungsprojekte arbeiten oft nach dem Muster: Eine kleine Gruppe entwickelt ein Konzept, dann wird es kommuniziert und ausgerollt. Das ist effizient, hat aber einen Preis. Wer nicht beteiligt war, versteht die Gründe weniger, fühlt sich übergangen und trägt das Ergebnis weniger mit. Großgruppenmethoden setzen anders an: Sie holen das ganze System oder große Teile davon in einen Raum, um gemeinsam zu denken, zu planen und zu entscheiden.

Das beschleunigt Veränderung oft, weil Verstehen, Beteiligung und Umsetzung gleichzeitig passieren. Es setzt aber auch voraus, dass die Leitung echte Beteiligung will und mit den Ergebnissen umgehen kann. Ein Großgruppenformat, dessen Ergebnis längst feststeht, beschädigt Vertrauen mehr, als es nützt.

Open Space

Open Space wurde in den 1980er Jahren von Harrison Owen entwickelt. Die Idee entstand aus der Beobachtung, dass auf Konferenzen die besten Gespräche oft in den Kaffeepausen stattfinden.

So funktioniert es

Es gibt ein übergeordnetes Thema, aber keine vorab festgelegte Tagesordnung. Die Teilnehmenden bringen ihre eigenen Anliegen ein, laden zu Arbeitsgruppen ein und entscheiden selbst, wo sie mitarbeiten. Bekannt ist das Gesetz der zwei Füße: Wer weder lernt noch beiträgt, wechselt die Gruppe.

Wann es passt

Open Space eignet sich für komplexe, drängende Fragen, bei denen viele Menschen Wissen und Energie mitbringen und die Leitung bereit ist, Themen aus der Gruppe heraus entstehen zu lassen. Typisch sind ein bis drei Tage und Gruppen von einigen Dutzend bis zu mehreren hundert Personen.

World Café

Das World Café wurde ab 1995 von Juanita Brown und David Isaacs entwickelt. Es schafft eine entspannte Gesprächsatmosphäre, in der viele Perspektiven zusammenfließen.

So funktioniert es

Die Teilnehmenden sitzen in kleinen Gruppen von vier bis sechs Personen an Tischen und sprechen über eine vorbereitete Frage. Nach etwa 20 bis 30 Minuten wechseln sie die Tische, nur eine Gastgeberin oder ein Gastgeber bleibt und fasst das bisherige Gespräch zusammen. So verbinden sich die Gedanken über mehrere Runden.

Wann es passt

World Café eignet sich, um Sichtweisen zu sammeln, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln oder einen Veränderungsprozess zu eröffnen. Es lässt sich auch in wenigen Stunden durchführen und für sehr unterschiedliche Gruppengrößen nutzen.

Zukunftskonferenz

Die Zukunftskonferenz, im Englischen Future Search, geht auf den amerikanischen Organisationsberater Marvin Weisbord zurück, der sie Anfang der 1980er Jahre entwickelte.

So funktioniert es

Über etwa drei Tage arbeiten rund 30 bis 70 Personen, die das gesamte System repräsentieren sollen, in wechselnden Gruppen. Sie schauen auf Vergangenheit, Gegenwart und gewünschte Zukunft, suchen Gemeinsamkeiten und planen konkrete Schritte. Der Fokus liegt auf dem, was alle teilen, nicht auf dem Austragen von Konflikten.

Wann es passt

Wenn eine Organisation oder ein Netzwerk eine gemeinsame Zukunftsvorstellung entwickeln will und Vertreterinnen und Vertreter aller relevanten Gruppen dabei sein sollen.

Real Time Strategic Change (RTSC)

RTSC wurde in den 1980er Jahren in den USA im Umfeld der Beratung Dannemiller Tyson Associates entwickelt, unter anderem von Kathleen Dannemiller und Robert Jacobs.

So funktioniert es

Anders als Open Space ist RTSC stärker strukturiert. Die strategische Richtung ist meist von der Leitung vorgegeben, die Großgruppe arbeitet an Verständnis, Rückmeldung und Umsetzung. Die Teilnehmenden sitzen an gemischten Tischen, die die Organisation im Kleinen abbilden. Die Hierarchie wird bewusst einbezogen, Leitung und Mitarbeitende kommen direkt miteinander ins Gespräch.

Wann es passt

RTSC eignet sich, wenn eine Strategie oder Struktur feststeht, aber viele Menschen sie verstehen, kritisch prüfen und in ihre Arbeit übersetzen sollen. Die Methode kann mit sehr großen Gruppen arbeiten, erfordert aber eine sorgfältige Vorbereitung durch ein internes Planungsteam.

Welches Format passt?

Eine einfache Orientierung bietet die Frage, wie offen das Ergebnis ist:

• Ist das Thema offen und sollen Ideen aus der Gruppe kommen, passt Open Space.
• Sollen Sichtweisen gesammelt und ein Dialog eröffnet werden, passt World Café.
• Soll ein ganzes System eine gemeinsame Zukunft entwerfen, passt die Zukunftskonferenz.
• Steht die Richtung fest und geht es um Verständnis und Umsetzung, passt RTSC.

Daneben gibt es weitere Formate, etwa den Appreciative Inquiry Summit, der ressourcenorientiert nach dem fragt, was bereits gut funktioniert. Entscheidend ist weniger die Methode als die Einbettung: Was passiert vor der Veranstaltung, was danach? Ohne eine klare Anbindung an den weiteren Prozess verpufft auch die beste Großgruppe. Mehr zur Einbettung lesen Sie im Ratgeber Kommunikation im Change.

Typische Fehler bei Großgruppen

Ein häufiger Fehler ist, die Veranstaltung selbst für das Ergebnis zu halten. Die Energie eines gelungenen Tages ist groß, aber sie verfliegt schnell, wenn danach nichts passiert. Ein zweiter Fehler ist eine unklare Rolle der Leitung: Wenn Führungskräfte zwar anwesend sind, aber weder zuhören noch Stellung beziehen, wirkt die Beteiligung wie eine Pflichtübung. Ein dritter Fehler ist, Erwartungen zu wecken, die nicht erfüllt werden können. Wer zur Mitgestaltung einlädt, muss vorher klären, worüber tatsächlich mitentschieden werden kann.

Wie ich Sie dabei unterstütze

Ich konzipiere und setze projektspezifische Change-Architekturen um. Großgruppenformate sind dabei ein möglicher Baustein, neben Workshops, Schulungen und dem Aufbau von Netzwerken wie Change Agents. Welche Formate in Ihrer Situation sinnvoll sind, klären wir gemeinsam. Meine Erfahrung stammt aus 15 Jahren Change Management in globalen Konzernen der Pharma- und Chemiebranche und aus einer systemischen Ausbildung in Organisationsberatung. Mehr unter Großgruppenmoderation, Workshop-Moderation und Change-Architektur. Im Kennenlerngespräch klären wir Ihr Vorhaben.