Interim Change Management: Ihr Change-Workstream in erfahrener Hand

Für wen Interim Change Management gedacht ist

Sie verantworten ein Transformationsprojekt. Der Projektplan steht, das Budget ist freigegeben, die technische oder organisatorische Lösung nimmt Gestalt an. Und dann zeigt sich eine Lücke: Niemand kümmert sich hauptverantwortlich darum, dass die Menschen in der Organisation die Veränderung verstehen, mittragen und im Alltag umsetzen können. Vielleicht ist die Stelle des Change Managers unbesetzt, vielleicht ist die interne Kollegin für Monate in einem anderen Projekt gebunden, vielleicht gab es diese Rolle bisher schlicht nicht.

Genau für diese Situation ist ein Interim Change Manager da. Er übernimmt für einen begrenzten Zeitraum den kompletten Workstream Change Management und arbeitet dabei eng mit Projektleitung, Sponsoren und Fachbereichen zusammen.

Was passiert, wenn der Change-Workstream fehlt

In vielen Projekten wird Change Management als Begleitmusik behandelt: ein paar Infomails, eine Schulung kurz vor dem Go-live, fertig. Die Folgen kennen viele Projektleiterinnen und Projektleiter aus eigener Erfahrung:

• Mitarbeitende erfahren über Flurfunk von Entscheidungen, die sie direkt betreffen, und reagieren mit Misstrauen.
• Führungskräfte sollen die Veränderung vertreten, wissen aber selbst nicht genau, was auf ihre Bereiche zukommt.
• Widerstand taucht spät auf, oft erst nach dem Go-live, wenn Korrekturen teuer werden.
• Schlüsselpersonen ziehen sich zurück oder verlassen das Unternehmen.
• Der Zeitplan verrutscht, weil die neue Arbeitsweise im Alltag nicht ankommt.

Das Projekt ist dann technisch fertig, aber die Organisation ist es nicht. Wie Sie solchen Reaktionen früh begegnen, beschreibe ich im Ratgeber zu Widerstand im Change.

Was ich als Interim Change Managerin übernehme

Ich übernehme die Verantwortung für den Workstream Change Management in Ihrem Transformationsprojekt. Dazu gehören je nach Projekt:

• Analyse: Wer ist von der Veränderung wie betroffen? Welche Gruppen, welche Stakeholder, welche Risiken? Eine saubere Stakeholderanalyse ist die Grundlage für alles Weitere.
• Change-Konzept: Aus der Analyse entsteht eine projektspezifische Change-Architektur, die festlegt, wer wann was erfährt, wer beteiligt wird und welche Formate es braucht.
• Kommunikation: Planung und Umsetzung der Change-Kommunikation, abgestimmt mit Projektleitung und Unternehmenskommunikation.
• Training: Konzeption und Organisation von Schulungen, damit Mitarbeitende und Führungskräfte die neuen Abläufe beherrschen.
• Führungskräfte einbinden: Führungskräfte sind die wichtigsten Übersetzer einer Veränderung. Ich unterstütze sie dabei, diese Rolle auszufüllen.
• Netzwerke: Wo es sinnvoll ist, baue ich ein Netzwerk mit Change Agents auf, das die Veränderung in die Fläche trägt.

Dabei arbeite ich als Teil Ihres Projektteams, nicht als Beobachterin von außen. Ich nehme an Projektmeetings teil, berichte an die Projektleitung und stimme mich mit den anderen Workstreams ab.

Wie eine Interim-Begleitung typischerweise aufgebaut ist

Am Anfang steht das Verstehen: Ziele des Projekts, Stand der Planung, bisherige Kommunikation, Stimmung in der Organisation. Daraus leite ich ab, was der Change-Workstream leisten muss und wo die größten Risiken liegen.

Danach folgt die Umsetzung entlang der Projektphasen. Gute Change-Arbeit beginnt nicht erst kurz vor dem Go-live, sondern läuft von Anfang an parallel zum Projektmanagement mit. Das ist eine der wichtigsten Lehren aus meinen eigenen Projekten: Change Management muss vollwertig eingebunden sein, mit eingeplanten Reflexions- und Korrekturschleifen. Mehr zum Zusammenspiel lesen Sie im Ratgeber Change Management vs. Projektmanagement.

Zum Ende meiner Interim-Zeit sorge ich für eine geordnete Übergabe, etwa an eine interne Nachfolge oder an die Linienorganisation. Wie lange die Begleitung dauert und in welchem Umfang ich vor Ort bin, klären wir im Kennenlerngespräch.

Warum ich diese Rolle übernehmen kann

Ich war 15 Jahre Change Managerin in globalen Konzernen der Pharma- und Chemiebranche, unter anderem bei Bayer und ehemals Schering. Ich kenne die Rolle also aus der Innensicht, mit allen Spannungen zwischen Projektlogik, Hierarchie und den Menschen, die die Veränderung tragen sollen.

Dazu kommen fundierte Ausbildungen: Prosci Change Practitioner (2012), Systemische Organisationsberatung (WSFB Wiesbaden), der Master Program on Organization Agility an der Hult Ashridge Business School und eine Ausbildung in Systemischer Supervision am ISTN Koblenz. Mein ursprünglicher Beruf als Diplom-Sozialarbeiterin prägt meine Grundhaltung bis heute: Es geht um Menschen.

Meine Arbeitsweise beschreibe ich mit drei Worten: pragmatisch, klar, verbindlich. Sie sollen jederzeit wissen, woran Sie sind. Ich arbeite auf Deutsch und Englisch, was in multinationalen Projektstrukturen oft entscheidend ist.

Typische Fragen, bevor es losgeht

„Wir haben doch intern Leute für Kommunikation und HR.“ Das ist gut, und diese Kolleginnen und Kollegen brauche ich als Partner. Interim Change Management ersetzt sie nicht, sondern bündelt die Verantwortung für die menschliche Seite des Projekts an einer Stelle.

„Lohnt sich das für unser Projekt?“ Das hängt von der Tragweite der Veränderung ab. Je mehr Menschen ihre Arbeitsweise ändern müssen, desto teurer wird es, wenn die Veränderung nicht ankommt. Im Kennenlerngespräch schauen wir gemeinsam, ob ein voller Interim-Einsatz nötig ist oder ob einzelne Bausteine reichen.

„Was kostet das?“ Der Aufwand hängt von Projektgröße, Laufzeit, Anteil vor Ort und Umfang der Kommunikations- und Trainingsaufgaben ab. Einen Überblick über die Faktoren finden Sie auf der Seite Kosten.

Wenn Sie wissen wollen, ob ich zu Ihrem Projekt passe, buchen Sie ein Kennenlerngespräch. Es dauert 30 Minuten und findet per Zoom statt. Mehr zur Rolle selbst erfahren Sie im Ratgeber Interim Change Manager.